H προστασία των Προσωπικών Δεδομένων των πελατών και συνεργατών μας και ο σεβασμός της ιδιωτικής ζωής του ατόμου αποτελεί gια την VOLTA 4U αυτονόητη δέσμευση και η εταιρεία λαμβάνει όλα τα απαραίτητα μέτρα ώστε να συλλέγει και να επεξεργάζεται προσωπικά δεδομένα σύμφωνα με τον Γενικό Κανονισμό για της Προστασία Δεδομένων (ΕΕ) 679/2016 και την λοιπή ισχύουσα νομοθεσία. Λαμβάνουμε όλα τα απαραίτητα οργανωτικά και τεχνικά μέτρα που απαιτούνται ώστε να διασφαλίσουμε την ασφάλεια, την διαθεσιμότητα και την εγκυρότητα των δεδομένων των πελατών και των συνεργατών μας.

Είναι πολύ σημαντικό για εμάς αυτή η ισχυρή δέσμευση να είναι ξεκάθαρη σε όλους τους πελάτες και συνεργάτες μας. Για το λόγο αυτό συντάξαμε την παρούσα “Δήλωση Απορρήτου και Προστασίας Προσωπικών Δεδομένων” που περιγράφει και επεξηγεί τι είδους προσωπικά δεδομένα πελατών και συνεργατών μας συλλέγουμε, πως τα διαχειριζόμαστε και που μπορούν να χρησιμοποιηθούν. Σας παρακαλούμε να αφιερώσετε λίγο χρόνο, ώστε να μελετήσετε και να κατανοήσετε την παρούσα ενημέρωση.

Προσωπικά δεδομένα και τρόπος συλλογής

Τα τυχόν προσωπικά σας δεδομένα συλλέγονται απευθείας από εσάς είτε απευθείας από εκπροσώπους της εταιρείας μας ή με άλλα μέσα εξ’ αποστάσεως επικοινωνίας και κυρίως μέσω της πλατφόρμας της FlexCar που λειτουργεί στην ηλεκτρονική διεύθυνση flexcar.gr (άλλα μέσα εξ’αποστάσεως συλλογής μπορεί να είναι κατά περίπτωση το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, ηλεκτρονικές φόρμες, τηλέφωνο/τηλεομοιοτυπία κτλ.). Σε ορισμένες περιπτώσεις, είναι δυνατόν να έχετε παράσχει τα δεδομένα σας στο παρελθόν, στα πλαίσια προγενέστερης συνεργασίας ή σχέσης με την FlexCar. Τέλος, σε συγκεκριμένες περιπτώσεις συνεργασίας είναι δυνατόν, κατόπιν ρητής ενημέρωσής σας, να συλλέξουμε δεδομένα σας από άλλους φορείς ή μητρώα, στα πλαίσια ενδεχόμενου ελέγχου της πιστοληπτικής σας ικανότητας για σκοπούς ελέγχου φερεγγυότητας, χρηματοδότησης ή ασφάλισης απαιτήσεων της εταιρείας μας.

Κατά την άσκηση της εμπορικής δραστηριότητας της εταιρείας μας ενδέχεται να συλλέγουμε τα εξής προσωπικά δεδομένα πελατών, συνεργατών ή υποψήφιων πελατών και συνεργατών μας:

Προσωπικά στοιχεία (όπως ονοματεπώνυμο, πατρώνυμο, διεύθυνση, ΑΦΜ, αριθμό δελτίου ταυτότητας, δείγμα υπογραφής)
Στοιχεία οικονομικών συναλλαγών (όπως αριθμούς τραπεζικών λογαριασμών, στοιχεία χρεωστικών ή πιστωτικών καρτών και εν γένει άλλων τρόπων και μέσω πληρωμής, όπως paypal). Πρέπει να γνωρίζετε ότι συνάπτοντας μία σύμβαση μίσθωσης οχήματος με την FlexCar, σε περίπτωση χρήσης πιστωτικής ή χρεωστικής κάρτας ή paypal εξουσιοδοτείτε την FlexCar να αναλαμβάνει τα ποσά που αντιστοιχούν στο μηνιαίο μίσθωμα κατά τον προκαθορισμένο χρόνο, καθώς και οποιαδήποτε άλλη ληξιπρόθεσμη οφειλή σας ως προς αυτήν, χωρίς προηγούμενη ενημέρωσή και συγκατάθεσή σας. Σε συνέχεια τούτων αναγκαστικά συλλέγουμε και επεξεργαζόμαστε όλα τα δεδομένα που αφορούν τους τρόπους και τα στοιχεία πληρωμών σας προς την FlexCar.
Στοιχεία οικονομικής κατάστασης (όπως εκκαθαριστική σημειώματα φορολογικών αρχών, ισολογισμοί, λογιστικά στοιχεία, πιστοποιητικά δικαστηρίων ή επιμελητηρίων και εν γένει στοιχεία που αφορούν την οικονομική κατάσταση).
Στοιχεία επικοινωνίας (τηλέφωνο, email επικοινωνίας, διεύθυνση αλληλογραφίας).
Στα πλαίσια της μισθωτικής σχέσης σας με την FlexCar συλλέγουμε επίσης δεδομένα που είναι απαραίτητα για την σύννομη και ομαλή εκτέλεση της σύμβασης, όπως το δίπλωμα οδήγησής σας, στοιχεία του οχήματος που έχετε μισθώσει από την FlexCar, τα στοιχεία που αφορούν την συντήρησή του, καθώς και το/τα πρόσωπα που είναι εξουσιοδοτημένα για την χρήση του.
Τέλος, στα πλαίσια της σχέσης σας με την FlexCar ενδέχεται να απαιτηθεί να προσκομίσετε στοιχεία που καταδεικνύουν την πιστοληπτική σας ικανότητα, όπως φορολογικά στοιχεία που αποδεικνύουν το εισόδημά σας.

Νομική βάση και σκοπός χρήσης των προσωπικών δεδομένων

Η VOLTA 4U συλλέγει μόνο προσωπικά δεδομένα που είναι απολύτως απαραίτητα για την ικανοποίηση αιτημάτων πελατών και συνεργατών μας, για την εκτέλεση της συνεργασίας μας με αυτούς και την ομαλή σύναψη και λειτουργία των συμβατικών σχέσεων με αυτούς, την βραχυχρόνια ή μακροχρόνια εκμίσθωση και πώληση οχημάτων και εν γένει της εμπορικής δραστηριότητας και λειτουργίας της. Επίσης, τμήμα των δεδομένων αυτών συλλέγεται και χρησιμοποιείται, προκειμένου η εταιρεία μας να ανταποκρίνεται στις νομικές της υποχρεώσεις έναντι των δημοσίων αρχών (φορολογική, ασφαλιστική, υγειονομική νομοθεσία κτλ.). Επίσης, συλλογή και επεξεργασία δεδομένων λαμβάνει χώρα και για κρίσιμες λειτουργίες της επιχείρησής μας, όπως ο έλεγχος της πιστωτικής της πολιτικής, της φερεγγυότητας των πελατών της και η ασφάλιση των απαιτήσεών της. Σε περίπτωση που αναζητηθούν εκ μέρους μας πρόσθετες, προαιρετικές πληροφορίες, θα ενημερωθείτε σχετικά κατά την στιγμή της συλλογής των δεδομένων. Τέλος, δεδομένα επικοινωνίας σας (όπως η διεύθυνση ηλεκτρονικής αλληλογραφίας, το τηλέφωνο ή η διεύθυνση αλληλογραφίας σας) είναι δυνατόν να χρησιμοποιηθούν από την εταιρεία μας, προκειμένου να σας ενημερώσουμε για καινούργια οχήματα, προσφορές, εκπτώσεις και λοιπές ενέργειες προωθητικού περιεχομένου. Σε κάθε τυχόν τέτοια επικοινωνία μας, θα σας δίνετε η άμεση και ανέξοδη δυνατότητα να επιλέξετε να μην λαμβάνετε στο μέλλον τέτοιες ενημερώσεις και επικοινωνίες από την VOLTA 4U με οποιονδήποτε τρόπο.

Στα πλαίσια των σκοπών αυτών, η VOLTA 4U επεξεργάζεται προσωπικά δεδομένα πελατών και συνεργατών της βάσει των ακόλουθων νομικών βάσεων, κατά περίπτωση των ειδικότερων πράξεων επεξεργασίας:

Εκτέλεση σύμβασης: επεξεργασία απαραίτητη για την εκπλήρωση και συμμόρφωση στις συμβατικές μας υποχρεώσεις.
Εκπλήρωση νομικών υποχρεώσεών της εταιρείας μας, όπως καταγραφή στα λογιστικά μας βιβλία, εκπλήρωση φορολογικών και λοιπών νομικών υποχρεώσεων (π.χ. έκδοση και καταχώρηση νομίμων παραστατικών κτλ.).
Διαχείριση πελατών και προμηθευτών μας και διασφάλιση της ομαλής λειτουργίας της εταιρείας μας και της σωστής εξυπηρέτησης και διεκπεραίωσης αιτημάτων πελατών και προμηθευτών.
Για την διασφάλιση εννόμων συμφερόντων μας, στο βαθμό που επεξεργασία δεν παραβιάζει υπέρτερα έννομα συμφέροντα των υποκειμένων, όπως για παράδειγμα η τήρηση στοιχείων για την υπεράσπιση της εταιρείας μας έναντι δικαστικών αξιώσεων, διεκδίκηση αξιώσεων, καθώς και τεκμηρίωση σε περίπτωση διοικητικών και παρόμοιας φύσης ελέγχων ή έλεγχοι πιστοληπτικής ικανότητας των αντισυμβαλλόμενων μας και επεξεργασία για σκοπούς ασφάλισης πιστώσεων.
Η συγκατάθεσή σας: για την περίπτωση που η εταιρεία μας σας κοινοποιεί ενημερώσεις για καινούργια προϊόντα, προσφορές, εκπτώσεις και λοιπές ενέργειες προωθητικού περιεχομένου. Σε μία τέτοια περίπτωση θα έχετε πάντοτε την δυνατότητα να ανακαλέσετε άμεσα, εύκολα και ανέξοδα την συγκατάθεσή σας, με αποτέλεσμα να σταματήσει άμεσα οποιαδήποτε αποστολή τέτοιου υλικού.

Γνωστοποιήσεις των προσωπικών δεδομένων – κατηγορίες αποδεκτών

Η VOLTA 4U δεν γνωστοποιεί τα προσωπικά σας δεδομένα σε τρίτα μέρη που δεν αποτελούν συνδεδεμένα μέρη, εκτός αν κάτι τέτοιο απαιτείται για σκοπούς νόμιμης εκπλήρωσης επαγγελματικών και επιχειρηματικών αναγκών μας, προκειμένου να ανταποκριθούμε στις συμβατικές μας υποχρεώσεις προς τους πελάτες και συνεργάτες μας ή επιβάλλεται ή επιτρέπεται από το νόμο ή υπάρχει προς τούτο ρητή συγκατάθεση του υποκειμένου των δεδομένων.

Τα δεδομένα των πελατών και συνεργατών μας τυγχάνουν επεξεργασίας στα πλαίσια όσων ορίζονται στην παρούσα, από τμήματα και εργαζόμενους της εταιρείας μας που είναι αρμόδια για την σύναψη, την εκτέλεση και την διαχείριση των συμβατικών εμπορικών μας σχέσεων, όπως και από τυχόν συνεργάτες μας για τους ίδιους λόγους. Ομοίως θα τύχουν επεξεργασίας από τα άλλα τμήματα της εταιρείας μας στα πλαίσια της νόμιμης λειτουργίας μας, για την εκπλήρωση των υποχρεώσεών μας από τον νόμο (π.χ. λογιστήριο, νομική υπηρεσία).

Επίσης, τα δεδομένα σας, στο βαθμό που αυτό είναι σκόπιμο για την εκπλήρωση των συμβατικών μας ή άλλων υποχρεώσεων και την καλύτερη εξυπηρέτησή σας, την ικανοποίηση των αιτημάτων σας και την ομαλή συνεργασία μας, μπορεί να διαβιβασθούν σε Τραπεζικά Ιδρύματα ή άλλους παρόχους υπηρεσιών πληρωμών ή σε συνεργαζόμενους με την Εταιρεία παρόχους, όπως ασφαλιστικές εταιρείες, συνεργαζόμενες εταιρίες ενημέρωσης οφειλετών, εταιρίες παροχής συμβουλευτικών και ελεγκτικών υπηρεσιών, τυχόν συνεργαζόμενες εταιρίες φύλαξης και διαχείρισης αρχείων, συνεργαζόμενες εταιρίες πληροφορικής, συνεργαζόμενες εταιρίες Παροχής υπηρεσιών εκτύπωσης, οργάνωσης και παράδοσης εντύπων, συνεργαζόμενες εταιρείες διαφήμισης και προώθησης, συνεργεία και τεχνικούς οχημάτων κ.ο.κ.. Η FlexCar, σε κάθε περίπτωση που τέτοια διαβίβαση δεδομένων καθίσταται απαραίτητη, φροντίζει να διαβιβάζει σε τρίτα μέρη, εφόσον και μόνο αν αυτά ανταποκρίνονται σε υψηλά επίπεδα ασφαλείας και εμπιστευτικότητας των δεδομένων και παρέχουν επαρκείς εγγυήσεις και δεσμεύσεις για την προστασία τους, τις οποίες αναλαμβάνουν μεταξύ άλλων και δυνάμει έγγραφων συμβάσεων.

Δεδομένα σας ενδέχεται να υπόκεινται σε επεξεργασία για σκοπούς εξέτασης της φερεγγυότητας, της πιστοληπτικής σας ικανότητας και για σκοπούς ασφάλισης πιστώσεων της εταιρείας μας με κοινοποίηση σε αντίστοιχους φορείς και μητρώα, όπως και σε συνεργαζόμενες εταιρείες ασφάλισης απαιτήσεων.

Τέλος, η εταιρεία ενδέχεται να γνωστοποιεί δεδομένα σε δημόσιες αρχές πάσης φύσεως (δημόσιες υπηρεσίες, φορολογικές αρχές, ασφαλιστικούς οργανισμούς κτλ.) ή σε δικαστικές ή ανεξάρτητες αρχές, εισαγγελικές αρχές ή ανακριτικά όργανα, εφόσον κάτι τέτοιο προβλέπεται ή απαιτείται από την νομοθεσία ή κρίνεται απολύτως απαραίτητο για την προάσπιση των νομίμων δικαιωμάτων μας.

Χρόνος διατήρησης δεδομένων

Τα προσωπικά δεδομένα διατηρούνται για το διάστημα που είναι απολύτως αναγκαίο για την εκτέλεση και ολοκλήρωση των σκοπών επεξεργασίας που αναφέρονται ανωτέρω. Ο ακριβής χρόνος διατήρησης κάθε κατηγορίας δεδομένων συνδέεται: (α) με τον απαραίτητο χρόνο, στα εύλογα εμπορικά και επιχειρησιακά πλαίσια για την εκπλήρωση των συμβατικών και εμπορικών μας υποχρεώσεων (β) με τυχόν κάθε φορά σε ισχύ νομοθετικές διατάξεις για την διατήρηση δεδομένων, όπως ενδεικτικά ισχύει στην τήρηση των λογιστικών και φορολογικών αρχείων της εταιρείας μας ή των δεδομένων που απευθύνονται σε ασφαλιστικούς οργανισμούς (γ) με την διάρκεια της εμπορικής ή συμβατικής σχέσης μας με πελάτες ή συνεργάτες μας (δ) με την τυχόν αναγκαιότητα διατήρησης στοιχείων για την προάσπιση εννόμων συμφερόντων μας, απόδειξη συμμόρφωσης, υπεράσπιση έναντι αξιώσεων και την δικαστική επιδίωξη αξιώσεών μας (ε) εφόσον η επεξεργασία βασίζεται στην συγκατάθεση του υποκειμένου ο χρόνος διατήρησης καθορίζεται από το χρόνο διατήρησης της συγκατάθεσης αυτής.

Απόρρητο και ασφάλεια δεδομένων

Η VOLTA 4U διατηρεί κατάλληλα τεχνικά και οργανωτικά μέτρα για τη διασφάλιση της εμπιστευτικότητας και της ακεραιότητας των Προσωπικών Δεδομένων και την προστασία τους από τυχαία ή παράνομη καταστροφή, απώλεια, μεταβολή, άνευ εξουσιοδότησης πρόσβαση ή κοινοποίηση, καθώς και οποιαδήποτε άλλη παράνομη μορφή επεξεργασίας. Η επεξεργασία των δεδομένων από την VOLTA 4U διεξάγεται μόνο με τρόπο που διασφαλίζει το απόρρητο και την ασφάλεια των δεδομένων, με βάση τις τελευταίες εξελίξεις, το κόστος, την φύση, το πλαίσιο και τους σκοπούς της επεξεργασίας, με αξιολόγηση των κινδύνων και της πιθανότητας επέλευσής τους και τα αποτελέσματα αυτών στα υποκείμενα των δεδομένων. Στα πλαίσια αυτά φροντίζουμε η επεξεργασία να διεξάγεται αποκλειστικά από εντεταλμένο για το σκοπό αυτό προσωπικό, το οποίο δεσμεύεται από υποχρεώσεις εμπιστευτικότητας και παρέχει τα απαραίτητα εχέγγυα προστασίας. Το ίδιο συμβαίνει και με όλους τους τυχόν συνεργάτες μας, οι οποίοι ενδέχεται να εμπλακούν στην διαδικασία (βλ. ανωτέρω υπό “Γνωστοποιήσεις των προσωπικών δεδομένων – κατηγορίες αποδεκτών).

Τα δικαιώματα του υποκειμένου

Σύμφωνα με την υφιστάμενη νομοθεσία και με τους προβλεπόμενους εκεί περιορισμούς, έχετε τα ακόλουθα δικαιώματα σε σχέση με τα προσωπικά σας δεδομένα:

Δικαίωμα ενημέρωσης και πρόσβασης: Έχετε το δικαίωμα να έχετε ενημέρωση για την επεξεργασία των προσωπικών σας δεδομένων και για το λόγο αυτό λαμβάνετε γνώση της παρούσας Δήλωσης Απορρήτου και προστασίας προσωπικών δεδομένων. Παράλληλα, έχετε δικαίωμα πρόσβασης στα προσωπικά δεδομένα που σας αφορούν, κατόπιν αιτήματός σας.
Δικαίωμα διόρθωσης: Έχετε το δικαίωμα να ζητήσετε την διόρθωση ανακριβών δεδομένων σας, τα οποία τηρούνται στα πλαίσια της παρούσας ή τη συμπλήρωση τυχόν ελλιπών δεδομένων σας.
Δικαίωμα διαγραφής: Έχετε το δικαίωμα να ζητήσετε την διαγραφή των δεδομένων σας. Υπενθυμίζουμε ότι το δικαίωμα αυτό δεν είναι απόλυτο και τελεί υπό τους περιορισμούς του νόμου. Ενδέχεται να έχουμε νόμιμους λόγους να μην ανταποκριθούμε σε ένα τέτοιο αίτημα.
Δικαίωμα περιορισμού της επεξεργασίας: Έχετε το δικαίωμα να ζητήσετε τον περιορισμό της επεξεργασίας των δεδομένων σας, δηλαδή έχετε δικαίωμα να ζητήσετε να σταματήσει η περαιτέρω επεξεργασία τους και απλώς να διατηρηθούν τα δεδομένα σας από την εταιρεία μας. Η άσκηση του δικαιώματος αυτού τελεί υπό την προϋπόθεση ότι τέτοια δυνατότητα σας απονέμεται από την υφιστάμενη νομοθεσία. Εφόσον δεν πληρούνται οι νόμιμες προϋποθέσεις, η εταιρεία ενδέχεται να μην έχει υποχρεώσει να ικανοποιήσει το αίτημά σας.
Δικαίωμα στη φορητότητα: Έχετε το δικαίωμα να λαμβάνετε τα δεδομένα που σας αφορούν σε συγκεκριμένη μορφή και να ζητάτε την μεταβίβαση τους σε άλλον υπεύθυνο επεξεργασίας, εφόσον τούτο προβλέπεται στον νόμο για την εκάστοτε διενεργούμενη επεξεργασία.
Δικαίωμα εναντίωσης: Έχετε δικαίωμα να εναντιωθείτε ανά πάσα στιγμή στην επεξεργασία των δεδομένων σας, εντός των περιορισμών που προβλέπονται στην υφιστάμενη νομοθεσία. Ομοίως το δικαίωμα αυτό δεν είναι απόλυτο και ενδέχεται η εταιρεία να έχει βάσιμους λόγους να αρνηθεί την ικανοποίησή του.
Δικαίωμα ανάκλησης της συγκατάθεσής σας: Εφόσον μία επεξεργασία προσωπικών σας δεδομένων βασίζεται στην συγκατάθεσή σας, έχετε δικαίωμα να ανακαλέσετε άμεσα, εύκολα και ανέξοδα την συγκατάθεσή σας οποτεδήποτε για την συνέχιση της επεξεργασίας αυτής. Η ανάκληση της συγκατάθεσής σας δεν επηρεάζει την νομιμότητα της επεξεργασίας που πραγματοποιήθηκε βάσει συγκατάθεσης πριν από την ανάκλησή της.
Δικαίωμα καταγγελίας στην Αρχή Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα: Προκειμένου, να ασκήσετε οποιοδήποτε από τα δικαιώματά σας, καθώς και για οποιαδήποτε ενημέρωση ή διευκρίνιση σχετικά με αυτά και τις προϋποθέσεις άσκησής τους, θα πρέπει να επικοινωνήσετε με την FlexCar στα στοιχεία επικοινωνίας που αναφέρονται στην παρούσα. Ο εντεταλμένος εκπρόσωπος της FlexCar θα σας παρέχει κάθε περαιτέρω ενημέρωση και καθοδήγηση για τα βήματα που χρειάζεται να κάνετε. Ομοίως, στον εντεταλμένο εκπρόσωπο της εταιρείας μας μπορείτε να απευθύνετε οποιεσδήποτε απορίες, ερωτήσεις, σχόλια ή καταγγελίες σχετικά με την διαχείριση των δεδομένων σας.

Αλλαγές στην παρούσα Δήλωση Απορρήτου και Προστασίας Προσωπικών Δεδομένων

Η VOLTA 4U δύναται να τροποποιεί μονομερώς και οποτεδήποτε την παρούσα Δήλωση Απορρήτου, ώστε αυτή να αντανακλά εκάστοτε αλλαγές αναφορικά με τις υφιστάμενες σχετικές πολιτικές και πρακτικές της εταιρείας μας. Σας συνιστούμε να επισκέπτεστε τακτικά την ιστοσελίδα της εταιρείας μας, προκειμένου να ενημερώνεστε άμεσα για οποιεσδήποτε αλλαγές στην παρούσα Δήλωση Απορρήτου και Προστασίας Προσωπικών Δεδομένων.